Могат ли по-малко срещи да обърнат тихото напускане? Изследванията казват „Да“

Търсенето на „нулеви срещи“ се е превърнало в разменна монета за служителите, обмислящи смяна на работата, според ново проучване от софтуерната фирма Otter.ai и Университета на Северна Каролина в Шарлот. Участниците съобщават, че имат твърде много срещи в календарите си, което ги кара да се чувстват „раздразнени“ и „разочаровани“.

Други новини... водата е мокър.

Вътрешните срещи са проблемна област повече от десетилетие, но лостовете, използвани от служителите на фона на масовата оставка, трябва да мотивират лидерите да преразгледат този аспект на своята организация. Като експерт по работното място с няколко книги и a ТЕД говори за опростяване, „нулеви срещи“ е моят вик от години.

РЕКЛАМА

Чрез процеса на изследване Защо Simple Wins, открих, че сложността на работното място произлиза от два източника: самата организация намлява отделни служители. Организационната сложност е свързана с индустриалните разпоредби, както и с броя на хората, стъпките, решенията и точките от данни, необходими, за да направите нещо значимо във вашата компания. Например броят на одобренията в процеса на наемане или изискванията за съответствие за управление на потребителски данни в Обединеното кралство или Южна Корея.

Индивидуалната сложност, от друга страна, се отнася до бюрокрацията, създадена от един човек или отделна организация. Пример от реалния свят е този вицепрезидент, който провежда петчасова седмична среща или бизнес звено със специален умение за PowerPoints, съдържащи над 200 слайда.

Във вашата собствена компания срещите се влияят от организационната култура, както и от лицата, които ги водят и присъстват. За да премахнете сложността на срещите, които водите или посещавате, отговорете на следните шест твърдения с „Постоянно“, „Понякога“, „Рядко“ или „Никога“.

РЕКЛАМА

1. Прекарвам 20% или по-малко от времето си всяка седмица в непродуктивни срещи/разговори.

2. Работя/насърчавам екипа си да работи с мисъл за опростяване.

3. Срещите, които водя започват и завършват навреме.

4. Срещите в моята организация имат ясна цел и дневен ред.

5. Само важни хора са поканени на срещите, на които присъствам.

6. Чувствам се комфортно да отказвам покани за среща или да делегирам присъствие на някой друг.

РЕКЛАМА

Изчислете общата си сума, като използвате следната карта с резултати за всеки отговор:

· Постоянно = 0

· Понякога = 1 точка

· Рядко = 2 точки

· Никога = 3 точки

Ако сте пресметнали 1 до 4 точки, потърсете възможности за опростяване на срещите във вашата организация. В момента този аспект от вашето ежедневие е функционален, но поне един отговор „Никога“ или „Рядко“ създава сложност. Проучете тази област и коригирайте курса сега, за да избегнете замърсяване в други аспекти на бизнеса.

РЕКЛАМА

Ако общата ви сума е 5 до 9 точки, срещите във вашата организация показват симптоми на сложност и ако не бъдат отметнати, вероятно ще се разпространят към други аспекти на операциите. Обмислете незабавно извършване на одит на срещата, за да определите кои срещи са ценни - и кои трябва да бъдат хвърлени в огнено езеро.

Ако сте вкарали 10 до 14 точки, срещите са основен източник на сложност. Вероятно проблемът излиза извън рамките на вашата организация и обхваща цялата компания. Със сложността, засягаща всичко - от срещи за състоянието и сесии за мозъчна атака до планиране и вземане на решения, вашата компания вероятно е заседнала на първа скорост на много фронтове.

И накрая, ако сте изчислили сума от 15 или повече, срещите са достигнали опасни нива на сложност. Въпреки че ресурсите на компанията се пилеят с тревожни темпове, служителите са приели статуквото. Хората са примирени с манталитета на тихо отказване или активно се опитват да саботират агентите на промяната. Така или иначе, състоянието на вашите срещи изисква незабавно внимание.

РЕКЛАМА

Сега споделете шестте твърдения и диагнозата с вашите екипи и ги помолете да генерират вероятните причини, поради които сложността е отвлякла срещите – и предложете идеи за опростяване. Насрочете сесия, за да обсъдите както причините, така и решенията, които трябва да бъдат заснети на бяла дъска.

След като обсъдите осъществимостта на решенията, гласувайте кои три да приложите незабавно – и го направете. Примери за решения могат да включват „ограничаване на срещите до осем или по-малко участници“ или „всяка покана за среща трябва да включва дневен ред“ и „ангажиране на свободни от срещи петъци“. За да предотвратите връщане към обичайния бизнес, обмислете създаването на мантра за среща с тези очаквания и я споделете в цялата компания.

Ако трябва да потвърдите този нов подход към по-големия бизнес, включете напомняне, че срещите са скъпи. Намаляването или премахването на ненужните срещи не само ще подобри морала на служителите и ще повиши задържането, но и помага на организациите драстично да намалят разходите. За компании със 100 служители спестяванията са около 2.5 милиона долара на година, а за компании с 5000 служители цифрата нараства до над 100 милиона долара.

РЕКЛАМА

Проучването на това как се провеждат срещите във вашата организация – и елиминирането на тези, които са надживели своята полезност – може да помогне за задържането на служителите и да насочи бизнеса към по-висока производителност. Насърчавайте екипа си да отказва всяка среща без ясна цел, лице, вземащо решение или дневен ред, и награждавайте служителите, които постоянно демонстрират смелост в тази област. Продължете да задавате въпроси за нови срещи и да рационализирате текущите срещи и ще станете свидетели на преминаване от тихото напускане към по-интелигентен и по-прост начин за работа.