За ефективна комуникация тонът (изненада!) има най-голямо значение: 5 стратегии за ефективност

Знаете, че комуникацията е от решаващо значение за вашата достоверност и ефективност, но като толкова много неща през последните няколко години, нейното значение е повишено и нейната същност се е променила. При хибридна и дистанционна работа, разстоянието създава необходимостта от общуване по нови начини и с по-голям акцент върху писането и асинхронните подходи.

Интересното е комуникацията допринася за психичното здраве, приобщаване, увереност, задържане и култура. И един елемент на комуникацията се откроява: тонът. Начинът, по който вашето съобщение е оформено и как се възприема от получателите, може да направи разликата във вашия и техния успех.

Комуникацията намалява разстоянието

Нови възможности за работа далеч от офиса, от отдалечени места и от разстояние подчертаха въздействието на комуникацията. По нови данни от Grammarly и анкетата на Харис, 82% от работещите в областта на знанието казват, че работата от разстояние увеличава нуждата да бъдеш по-добър комуникатор.

Освен това хората се борят да поддържат връзка с колегите си и 45% от служителите казват, че личните им връзки са пострадали поради хибридната работа. Това преживяване варира според поколението, като 59% от Gen Z, 48% от Millennials, 45% от Gen X и 28% от Baby Boomers казват същото.

Напълно 62% от работниците казват, че са необходими по-добри комуникационни умения за подхранване на разнообразието и приобщаването. Това е особено вярно за 75% от работниците, които се идентифицират като невродивергенти - които съобщават, че неефективната комуникация е пречка за включване, докато само 64% ​​от невротипичните респонденти са съгласни. И 77% от тези, за които английският е втори език (ESL), съобщават, че неефективната комуникация е пречка в сравнение с 68% от тези, за които английският е техният основен език.

Но добрата комуникация създава и положителен работен опит, като 52% от работниците казват, че асинхронната комуникация прави работата им по-гъвкава, 42% съобщават, че са по-продуктивни, а 34% казват, че изпитват по-голямо чувство за приобщаване. В допълнение, ефективната комуникация се разглежда като причина за повишено удовлетворение от работата за 56% от анкетираните и подобрени взаимоотношения с колеги за 54%.

Тон и увереност

Има много фактори за ефективната комуникация – от съдържание и тон до емпатия, начин и платформа – но тонът изглежда е особено критичен. Всъщност 53% от работещите в областта на знанието казват, че тонът е по-важен от съдържанието на комуникацията. Но 71% изпитват трудности при избора на правилните думи, за да избегнат обидата на другите, а 56% се чувстват несигурни дали ще намерят правилния тон за комуникацията си.

Тонът има значително значение за това колко добре хората работят заедно. Ако комуникацията има положителен тон,

• 62% отговарят по-бързо
• 57% са по-отзивчиви към бъдещи заявки
• 48% решават проблема или вършат работата с по-високо качество
• А 59% възприемат подателя по-положително

За тези, които са в различни офиси в САЩ или в различни офиси извън САЩ, или които са напълно отдалечени, всеки от тези проценти се увеличава между 3% и 11%.

Създаване на правилния тон

Намирането на правилния тон е деликатен процес и фина комбинация от различни елементи на комуникация. Ето как да постигнете правилния баланс.

#1 – Бъдете делови, но приятелски настроени

Един от първите начини да намерите правилния тон е да бъдете делови, но и приятелски настроени. Ще трябва да усъвършенствате този подход за вашата култура и роля, но като цяло хората оценяват поздрава, вместо да се гмуркат направо във вашето съдържание. И коментар като „Надявам се, че си добре“ или a кратко потвърждение за времето или сезона може да осигури положителна писта за бизнес обмен.

Ще искате да сте кратки и особено да използвате тези тактики в първото съобщение, което отваря тема. Но тогава ще искате да се съсредоточите върху текущия бизнес, без да сте прекалено официални. Сравнете най-добрата си комуникация с бизнес ежедневен гардероб, в който не се появявате със спортните си панталони, но не сте и с костюм от три части. Фокусирани сте върху резултатите, които трябва да постигнете, но с позитивен глас.

#2 – Бъдете уверени, но не арогантни

В комуникацията си ще бъдете най-ефективни, когато балансирате увереността със смирението. Бъдете ясни и имайте гледна точка, но също така поискайте информация, когато е подходящо. С тона си уведомете подателя, че имате свои собствени гледни точки, но също така цените техните, знаейки, че не разполагате с всички отговори.

#3 – Бъдете кратки, но не и рязки

Ще искате да стигнете до същността на деловата си комуникация, но избягвайте да бъдете кратки или груби. Осигурете контекст и не приемайте, че хората знаят предисторията на вашата комуникация – освен ако не сте сигурни, че го знаят. Редактирайте комуникацията си, преди да изпратите, така че да предоставите достатъчно подробности, без да претоварвате читателя.

Също така бъдете ясни за това, което питате. Помислете дали да стигнете до темата в началото на съобщението си и след това да предоставите повече подробности или предистория в последната част на съобщението.

Понякога това, което не включвате, е толкова важно, колкото и това, което правите – така че бъдете избирателни по отношение на това, което казвате, и включете най-критичните елементи от съдържанието. Освен това не прекалявайте с писаната дума. Ако писменото съобщение ще отнеме повече от пет минути за четене, ще включва повече от пет точки или изисква повече от пет залпа, вероятно е по-добре като бързо обаждане или устен обмен.

#4 – Бъдете завладяващи, но не и емоционални

Когато изпитвате страст към дадена тема или ако сте ядосани или разочаровани, бъдете особено внимателни в отговора си. Ще искате да бъдете убедителни в аргументирането на нещо, когато ситуацията е правилна, но избягвайте да бъдете отбранителни, емоционални или ядосани в твоя тон. Ако се чувствате особено заредени, може да помислите да изчакате няколко часа, преди да натиснете бутона за изпращане, или дори да заспите, преди да стартирате бележката си.

#5 – Бъдете автентични, но не невнимателни

Най-вече ще искате да бъдете себе си в комуникацията си – в същото време сте внимателни към това, което ще бъде най-въздействащо за получателя(ите) на вашата комуникация. За някой, който е много ориентиран към данни, ще искате да представите доказателствата, или за някой по-чувствителен може да прекарате допълнително изречение на подгряваща линия. Но не прекалявайте и го направете уверете се, че сте автентични. Помислете как ще бъде прието вашето съобщение и как получателят най-много обича да чува и най-добре разбира информацията.

Това е чудо

Страхотна комуникация може да изгради взаимоотношения и повишават доверието ви, но се сблъсквате с много бариери. Използвате дума, която някой друг тълкува негативно. Вие възнамерявате тон, който получателят прочита погрешно. Забавяте отговора си и колегата ви прави неправилни предположения защо сте направили това. А при писмената комуникация ви липсват всички улики и знаци, които са невербални. Малко чудо е, че изобщо можем да общуваме, когато мислите за бариерите.

Но преднамереността помага. Когато отделите време за добра комуникация, вземете предвид аудиторията си и също така препрочетете и редактирайте, ще извлечете ползите.

Освен това, когато вие сте получателят на комуникацията, можете да дадете на изпращача и ползата от съмнението – познавайки бариерите, можете да погледнете отвъд буквалните думи и да се вслушвате в положителните намерения.

Намерението не е същото като въздействие

Чували сте, че намерението не означава въздействие и това е особено вярно за писмената комуникация, асинхронната комуникация и комуникацията от разстояние. Но си струва да положите усилия, за да можете да изградите взаимоотношения, да развиете доверието си и да успеете брилянтно в работата си.