Google току-що стартира Simplicity Sprints. Ето вашата версия „Направи си сам“.

В края на юли, Google обяви първия си Simplicity Sprint, който има за цел „по-добри резултати за по-малко време“. Според изпълнителния директор Сундар Пичай, Simplicity Sprints ще ангажира служителите да работят с повишена яснота и ефективност; идентифициране кои неравности могат да бъдат премахнати за по-добри и по-бързи резултати; и как да възприемем предприемачески подход за елиминиране на отпадъците.

Повечето от нас не опростяват собствената си работа, защото не знаят откъде да започнат. Какво трябва да опростите първо? И как намирате време да го направите? Освен това, откъде знаете какво е корпоративна бюрокрация спрямо работа, която ви е разрешено да променяте?

Зададох същите тези въпроси преди десетилетие, когато започнах да интервюирам хора по света за това какво стана Защо Simple Wins. Шокиращо, срещнах много малко решения за сложността на работното място. Освен софтуерната методология Agile и Lean Six Sigma — синоним на големите производители през 90-те години — организациите нямаха много възможности за опростяване.

Днес нямате нужда от армия от мениджъри на проекти или скъпи консултанти, за да опростите работния си ден. Всичко, от което се нуждаете, е желанието да направите промяна — и желанието да опитате спринтовете „Направи си сам“ по-долу.

1. Опростете всеки формуляр/документ/отчет, който изисква повече от 30 минути или трима служители. Кои документи, формуляри или отчети отнемат време за вашата организация? Знаете ли дали други екипи дублират същите усилия или данни? Намерете незабавни възможности за опростяване, като изброявате всеки формуляр/документ/отчет, който отнема повече от 30 минути или изисква повече от трима членове на екипа да бъде попълнен.

От тук решете кои от тези задачи могат да бъдат рационализирани, поставени на пауза или премахнати. Ако имате нужда от бай-ин от някой по-високостоящ, използвайте ориентиран към решения език, за да оформите заявката си (т.е. „тази промяна ще позволи на нашия екип да посвети X на брой седмични часа на стратегически цели като Y или Z“). Ако никой не пропусне задачата до следващото тримесечие и няма отрицателно въздействие, предприемете действие, за да я изтриете завинаги.

2. Насърчавайте и награждавайте служителите, които създават заобиколни решения, които опростяват разочароващ процес или отнемаща време задача. Когато нашите служители създават заобиколни решения, това е знак, че процес или система забавя работния им процес. Ако приемем, че здравето или безопасността на никого не са изложени на риск, аз съм голям фен на заобиколните решения. Те съществуват в пресечната точка на опростяването и иновациите като възможности за овластяване на членовете на екипа и подобряване на организационната продуктивност.

За да започнете да премахвате тесните места намлява възнаграждавайки тези, които опростяват вашия бизнес, обявете месечен конкурс за най-ефективното решение. Поканете хора от всяка област и ниво на вашата компания — и премахнете имената/единиците на участниците от заявките, за да избегнете пристрастия от съдиите. Критериите за „най-ефективни“ ще варират в зависимост от вашата индустрия и размер на организацията, но се уверете, че наградата за заобиколни решения действително ще мотивирайте служителите си.

3. Организирайте седмични или месечни опростяващи сесии. Поканете служителите и ръководството да дойдат подготвени да идентифицират една задача, среща или процес, които са ненужно сложни или излишни. Целта е да се премахнат, възложат или опростят възможно най-много от тези задачи по време на сесията. Обмислете провеждането на тези събирания на място като щастлив час за 4:XNUMX – безплатната бира и закуски обикновено насърчават участието – или ги насрочете на златния час за вашите разпределени екипи.

Всяка организация иска по-добро представяне. А простотата е вашият път напред. Започвайки с трите тактики по-горе, можете да започнете да премахвате сложността и да създавате пространство за по-смислена работа. Не само можете да провеждате тези спринтове виртуално, лично или хибридно, можете да ги размените за непродуктивни срещи или доклади, които вие и вашият екип елиминирате.