4 съвета за повишаване на доверието към вас

Ефективното общуване е несъмнено едно от най-важните умения за вашия успех в работата – и в останалата част от живота ви. Когато можете да артикулирате позицията си, да изразите състрадание и да представите своя случай брилянтно, вие изграждате доверие, доверие, взаимоотношения и напредвате в кариерата си.

Но за съжаление комуникацията може да бъде и предизвикателство – с твърде малко време, твърде много разделения между хората и толкова много сложни идеи за споделяне. Но ново проучване демонстрира какви видове комуникация хората ценят - и следователно как можете да работите най-добре с другите и да извлечете ползите.

Комуникацията оказва голямо влияние

Комуникационните умения имат значително значение за ефективността и достоверността. Всъщност, когато лидерите се възприемат като общуващи по-ефективно – с повече топлота и овластяване – членовете на екипа са по-ангажирани, ефективни и дори оптимистични, според проучване на Университет на Болоня и Уилмар Шауфели от Университета в Утрехт.

И в друго проучване на Университет на Мюнстер, хората са преценили стила на комуникация над професионалните данни при оценката на надеждността и достоверността на съдържанието и експертите.

The Challenge

Комуникацията обаче е предизвикателство за мнозина и 59% от работещите в областта на знанието са загрижени за намалената ефективност на комуникацията, особено когато работят хибридно – според проучване на Grammarly. Бизнес лидерите в проучването изчисляват, че членовете на техния екип губят средно 7.5 часа на седмица поради лоша комуникация, като 72% съобщават, че екипът им се е борил с ефективността на комуникацията.

Освен това 90% от хората казват, че лошата комуникация има отрицателни въздействия като увеличени разходи (45%), пропуснати срокове (39%), спад в репутацията на марката (34%) или намалена производителност (28%). И проучване от Pumble показват, че 86% от хората вярват, че липсата на ефективна комуникация и умения за сътрудничество са основните причини за неуспех на работното място - и че когато екипите комуникират ефективно, това може да повиши продуктивността до 25%.

Комуникирайте по-добре

Но е възможно да общувате по-ефективно и да се наслаждавате на повече награди от комуникацията - като по-голяма достоверност и по-добри взаимоотношения.

#1 – Бъдете избирателни

Имейлът може да получи лоша слава като губител на време, но повечето хора го предпочитат. Всъщност, според проучване на Кариера на живо, то е в горната част на списъка по отношение на това как хората искат да общуват по време на работа. Това са любимите форми на работа на хората:

• Имейли, 49%
• Телефонни обаждания, 23%
• Приложения за незабавни съобщения, 21%

А в свят с твърде много срещи имейлът може да бъде добре дошла алтернатива. В проучване на ммммм, 57% от хората казаха, че среща може да бъде избегната чрез използване на имейл, често или много често.

Бъдете наясно какво предпочитат хората като цяло и използвайте имейл с увереност – особено когато имейлът може да замени среща. Освен това използвайте правилото на петте с имейл. Ако имейл ще отнеме повече от пет минути за четене, включва повече от пет реда или изисква повече от пет обмена, за да получите разрешение, може би е по-добре да вдигнете телефона. От друга страна, ако трябва да съобщите много подробности, които хората ще трябва да посочат по-късно, имейлът може да бъде идеалният начин за комуникация.

Но също така помислете какво предпочитат хората. За някои изпращането на съобщения с цел работа е неуместно нарушаване на границите, но за други е добре прието. Или в някои случаи може да пропуснете някого с чат в Teams, но лесно да го хванете в имейл. А за продавача, който винаги е в колата си, телефонните обаждания може да работят най-добре.

#2 – Пуснете на живо

Въпреки че голяма част от работата е отдалечена, все още има огромна стойност в комуникацията на живо. Според проучването LiveCareer 83% от респондентите са съгласни, че онлайн комуникацията е по-вероятно да причини недоразумения, отколкото личната комуникация. Интересно (или плашещо), това е особено вярно в здравеопазването, където 97% вярват, че онлайн комуникацията причинява объркване.

И 81% от хората намират онлайн комуникацията за по-отнемаща време от комуникацията на живо. Може да отнеме повече време за свързване, но след като го направите, вероятно ще откриете, че е по-лесно да разрешавате въпроси или да споделяте информация лично.

Магията на комуникацията лице в лице, разбира се, е плътността на информацията, с която можете да работите. Можете да споделяте нюанси на информация и емоции, свързани с проблем, и бързо да стигнете до решение, когато можете да включите невербалната информация, която идва от дискусии на живо. Дори телефонните разговори позволяват по-голям обмен на информация чрез тонове на гласа, скорост на говорене или паузи в разговора.

А дискусиите на живо също изграждат отношения по-ефективно. Когато споделяте въртене на очи или повдигане на рамене, вие се доверявате на някого с вашите емоции или вашата несигурност. Когато се наведете напред, осъществите контакт с очите, предложите състрадание или се смеете заедно, вие демонстрирате вашето внимание и присъствие с някого.

Така че, покажете се в офиса, позвънете на някой от вашата видео платформа или вдигнете телефона, за да разрешите проблеми.

#3 – Инвестирайте време

Ако прекарвате време в проверка на имейли, вие сте в добра компания. Повечето хора (40%) прекарват два до три часа на ден в проверка на имейли. Това е последвано от 33% от хората, които са прекарали само един или два часа.

Времето, прекарано от хората в проверка на електронната поща, отчасти се основава на мандата. Тези със само една или две години трудов стаж прекарват най-малко време в проверка на имейли, а тези с най-дълъг стаж прекарват най-много време. Това може да се основава на имейл трафика, който са получили, или на позициите, на които са били. Ако хората разширят своите връзки и влияние върху кариерата си, те може да са в повече комуникационни или имейл цикли, изискващи тяхното време и внимание.

Очевидно е трудно да изчистите имейл кутията. Въпреки 69% от хората, които прекарват от един до три часа в сортиране и изтриване на имейли всяка седмица, само 38% някога са имали сладкия вкус на „входяща кутия нула“ без имейли в опашката си.

Ефективното общуване отнема време, но също така си струва усилието. Лидери, които са налични и достъпни обикновено са тези, на които се вярва повече. А колегите, които са отзивчиви и добри в изпълнението, са онези хора, с които предпочитат да работят. Навиците, които ви правят по-достъпни и отзивчиви, намаляват пристрастията към близостта и увеличават доверието ви.

Така че прегледайте имейлите и отговорете бързо на тези, които са лесни или на които хората ви очакват, за да продължат собствената си работа. След това дайте приоритет на имейлите, които са важни, но ще изискват повече от вашето време или концентрация. И ги групирайте, за да можете да зададете блокове от време за отговор, когато имате фокусиран период.

#4 – Бъдете отзивчиви

Очакванията за време за отговор на имейл ескалираха, като повечето хора искат отговор на имейл в рамките на часове:

• 1–2 часа, 19%
• 3–6 часа, 39%
• 7–12 часа, 32%
• 13–23 часа, 7%
• 24 часа и повече, 3%

В допълнение, хората често отговарят на имейли извън работно време – като 84% казват, че проверяват служебните входящи кутии извън работно време. На въпроса колко често проверяват имейлите, 49% отговарят, че проверяват имейли на всеки няколко часа, 20% проверяват всеки час и 24% проверяват веднъж на ден.

Най-добрият ви залог ще бъде да проверявате електронната поща със скорост, която отговаря на вашите изисквания за работа и вашия стил. Ако сте в роля, която изисква по-незабавно проследяване, очевидно ще искате да проверявате по-често. Но можете също така да вземете предвид собствените си предпочитания за граници.

За някои хора по-редовното проверяване действително облекчава стреса – да свършат нещата и да не се справят с тях и да им доставят удовлетворение. За други хора може да работи по-добре да зададете контейнери за време през деня, когато можете да се занимавате с всички имейли наведнъж.

Можете също да установите граници с колеги. Бъдете прозрачни за това как искате да получавате комуникация, колко често ще проверявате и какво могат да очакват хората по отношение на вашите последващи действия. Да бъдете открити относно подходите си към работата може да помогне както на вас, така и на вашите колеги да бъдете по-ефективни – да знаете какво да очаквате един от друг.

Балансът

Вашата професионална достоверност се основава на много фактори, но проследяването, проследяването и страхотната комуникация са в горната част на списъка по отношение на това как хората ще ви оценят, ще се научат да разчитат на вас и ще желаят да работят с вас.

Поставете здравословни граници за себе си, но също така помислете от какво се нуждаят съотборниците от вас, за да бъдете успешни. Балансирането между вашите нужди и нуждите на другите допринася за вашия успех, но също така и за вашето щастие и удовлетворение.