5 начина да се уверите, че няма

Ако вашата компания все още не използва технология за наблюдение, за да проследява работата ви, вероятно ще го направи скоро, според данните. Но мониторингът може да подкопае доверието и да навреди на и без това крехките фирмени култури – и може дори да не измерва правилните неща.

Независимо от предизвикателствата, много организации се обръщат към технология за проследяване, за да измерват производителността, особено с повече служители, работещи от вкъщи. И тази тенденция става все по-често срещана при всички видове работници, дори и тези, за които проследяването може да изглежда като разтягане. Свещениците, които се придържат към точкова система въз основа на това колко пъти се регистрират при пациенти, или медицински работници, чието измиване на ръцете се проследява, са само началото. Разпространението на технологията за наблюдение, намаляването на личната работа и натискът върху резултатите на компанията изглежда са създали перфектната буря проследяването да се превърне в нова норма.

Последиците от тези способности и системи – както предвидени, така и непреднамерени – са значителни и растежът на сензорните технологии ще има широкообхватни последици за нашите социални норми и системи. Събирането на данни не е по своята същност негативно, въпрос на това колко прозрачни са компаниите при събирането на информация и избора, който правят за това как се използват данните.

Широко използване на наблюдение

Широки разновидности на проследяване са често срещани, от проследяване на имейли, телефонни обаждания или натискания на клавиши до преброяване на броя баджове в офиса. Разпознаването на лица и аудио и видео записите стават нещо обичайно. И работодателите твърдят, че се нуждаят от системи за проследяване, за да наблюдават производителността, но също така и за да осигурят съответствие с политиките или защита на чувствителни данни. Те също така използват данните, за да вземат бизнес решения или да подобрят процесите.

Според проучване от Топ 10VPN, глобалното търсене на софтуер за наблюдение на служители е нараснало със 78% през януари 2022 г., което е най-голямото увеличение от години, а търсенето непрекъснато нараства през последните няколко години. Изследване на Gartner установи, че през следващите три години, 70% от големите фирми ще използват софтуер за проследяване. Друг отчет оценен 8 от 10 от най-големите частни компании го използват днес.

Но работниците се съпротивляват, според проучване на Morning Consult което установи, че около половината от техническите работници биха напуснали работа или биха избегнали приемането на нова работа, ако знаят, че се извършва проследяване. Допълнителни изследвания от Gartner установи, че 10% от служителите се опитват да измамят системите за проследяване, за да подправят данните си или да ги подкопаят.

Проблемът с наблюдението

Има много проблеми с наблюдението, но това също може да е факт от живота в бъдеще - и нещо, с което хората ще трябва да свикнат. В свят, в който данните ви са навсякъде, устройствата слушат думите ви, камерите наблюдават лицето ви и GPS системите знаят къде се намирате, повсеместното организационно проследяване може да е неизбежно.

Но като толкова много неща, не е какво, а как. Ако компаниите ще използват наблюдение или мониторинг на служителите, има начини да го направят по-малко вредно за културата и да запазят доверието в процеса.

#1 – Бъдете отворени

Доверие във всякакви взаимоотношения— с хора или с организации — се основава на откритостта като основна отправна точка. В резултат на това, ако дадена организация възнамерява да използва софтуер за проследяване, е разумно хората да знаят за проследяването. Въпреки че служителите може да не искат да бъдат проследявани, когато това се прави без знанието на служителите, това може да подкопае доверието (дори повече).

Компаниите могат да балансират нуждата както от сигурност, така и от поверителност, като обучават хората защо събират информация и бъдат възможно най-прозрачни. Доверието и положителната култура също се подобряват чрез предоставяне на повече избор и контрол – давайки на служителите възможност да се откажат от събирането на данни, когато това е възможно. Уведомете хората какво се проследява и ги информирайте кога се проследяват и при какви условия.

Ако проследяването се извършва с цел подпомагане на служителите или подобряване на процесите, откритостта за това не би трябвало да е предизвикателство. Но ако проследяването се извършва като стратегия за готвене - в която целта е да се хванат хората, които се държат лошо или да бъдат наказани - отношенията със служителите и културата ще плащат високи цени.

#2 – Бъдете истински

Компаниите също така са разумни да признаят ограниченията на системите за проследяване. Те може да са в състояние да броят натисканията на клавиши, но не и да наблюдават степента, в която даден служител е страхотен играч в екип, или начините, по които работникът допринася за доверието в компанията чрез предоставяне на изключително обслужване на клиентите. Производителността е малка картина, докато представянето (което включва всички видове по-малко измерими умения) е по-голямата картина.

А системите за наблюдение са толкова ефективни, колкото и предположенията, които управляват алгоритмите. Ако дадена система следи скоростта на четене на имейлите на служител, тя може да не отчита необходимостта от водене на бележки или отразяване на съдържанието на имейла. Ако една система измерва ефективността на срещата, като брои броя на йерархичните слоеве (лидери и техните лидери) в сесията, тя може да не отчита култура, в която лидерите участват или по подходящ начин работят. Трудно е да се устои да се призове Платон, класическият философ, който каза, че ако хората не разбират своите инструменти, те са обречени да станат инструменти на своите инструменти - древна мъдрост със сигурност.

Системите за проследяване също не успяват да отчитат работата, която служителите вършат, когато не са пред компютъра си. Часовете, които работникът прекарва в размисъл върху проблем офлайн, което води до пробив. Или времето, което служителят посвещава на бизнес четене или работа в мрежа, които са важни за ефективността, но не се отразяват в скоростта на въвеждане на лаптоп.

#3 – Бъдете ясни

Също така е полезно да сте наясно защо се използва технологията за наблюдение и да съобщите очакванията за ефективност, които вървят заедно с нея. Например, проследяването използва ли се за наблюдение на производителността или за защита на фирмената информация? Освен това, как ще се използва при прегледи на представянето и решения относно заплащане и повишение?

Също така е важно да се изяснят елементите на ефективността, които надхвърлят проследяването. В допълнение към натискането на клавиши, как се измерва поведението на сътрудничество? И как новите идеи или брилянтните иновации се приписват на представянето на служителя? Уведомяването на хората не само какво има значение, но и това, което има значение, е важно, за да ги мотивирате относно видовете работа, които ще бъдат най-смислени и ще допринесат за напредването им в кариерата.

#4 – Бъдете фокусирани

Компаниите са най-ефективни, когато хората са ангажирани, вдъхновени и овластени – така че е изключително важно да се гарантира, че технологията за наблюдение носи ползи не само на организациите, но и на служителите. Част от човешкото състояние е реципрочността – когато хората получат нещо, те са мотивирани да дадат нещо в замяна. Помислете за проследяване на фитнес, при което хората свободно дават своите най-лични данни на компании, защото получават нещо значимо в замяна – данни за тяхното здраве, които намират за полезни.

Когато използвате наблюдението на служителите, бъдете фокусирани върху това как служителите могат да извлекат стойност. Как проследяването на календара може да помогне на служителите да вземат повече отпуск? По какви начини проследяването на имейл може да доведе до награди или бонуси? И как данните за плъзгане на значки могат да помогнат на хората да намерят приятели в офиса или да планират събитието на общността в деня, в който повечето хора са в офиса?

#5 – Бъди Човек

Когато организациите използват проследяване, също така е изключително важно да се развият лидери, които могат да използват данните по конструктивен начин. Ако данните се използват за микроуправление или заплаха, това със сигурност ще създаде атмосфера, в която хората са недоверчиви и в която ще им липсва мотивация или ангажираност. Алтернативата е да се даде на хората възможно най-голям контрол върху тяхната работа и техните данни и да им се даде отворен достъп до данните.

В допълнение, данните трябва да бъдат част от текущите разговори не само за това, което се брои, но и за цялостното представяне на служителя, включително как тяхната работа допринася за общата картина, къде се намират и къде биха искали да се развиват.

В най-лошия случай наблюдението може да дехуманизира и дистанцира хората – тъй като докладите и електронните таблици са с приоритет над взаимоотношенията. Но обратното е най-добро за ангажираност – хора, които се чувстват ценени, уважавани и подкрепяни в работата си.

Накратко

Ако компаниите ще проследяват служителите, цялостната култура и взаимоотношения ще направят или развалят процеса. За организациите идеалът са конструктивни, продуктивни култури, в които хората искат да работят, дават дискреционни усилия и да допринасят с най-добрите си умения.

Най-добрите култури са прозрачни – споделяне открито, така че служителите да могат да вземат най-информираните решения. Те създават иновации, като насърчават подходящо поемане на риск и насърчават служителите да споделят и изследват. Начините, по които компаниите събират, проследяват и наблюдават информация, изпращат важни съобщения до служителите за стойност и доверие.

Когато организациите ценят служителите, създават култури на откритост и уважение и държат лидерите отговорни за ефективното управление, това до голяма степен помага на хората да приемат наблюдението като система за подпомагане на работата, а не като инструмент за манипулиране, контрол или премахване на качеството на живот. В крайна сметка компаниите трябва да правят това, което е правилно – не само това, което е възможно – като използват ценностите си като ръководство.