Сивото е цвят, който искате да избягвате

В управлението на проекти гърба и бялото са ваши приятели – мътно сивото не е. Като ръководител на проекти, вие искате да работите с ясна и проверена информация, а не с предположения. Когато се правят предположения и не се потвърждават, се правят грешки, сроковете се забавят и проектите се провалят.

Предположенията са опасни неща за правене и като всички опасни неща за правене – бомби, например, или ягодов сладкиш – ако направите дори най-малката грешка, можете да се окажете в ужасна беда. Правенето на предположения просто означава да вярвате, че нещата са по определен начин с малко или никакви доказателства, които показват, че сте прави, и можете веднага да видите как това може да доведе до ужасни проблеми. Например, една сутрин може да се събудите и да предположите, че леглото ви е било на същото място, което винаги е било, въпреки че няма да имате реални доказателства, че това е така. Но когато станете от леглото си, може да откриете, че то е изплувало в морето и сега ще изпаднете в ужасни проблеми, всичко това поради неправилното предположение, което сте направили. Виждате, че е по-добре да не правите твърде много предположения, особено сутрин.”

― Лимъни Сникет,
Академията Астере

Като Lemony Snicket of Поредица от злополучия състояния, предположенията са опасни. Рядко се основават на факти, предположенията се основават на лична гледна точка, а не на реалност. Представете си как това може да повлияе на способността ви да управлявате екип, ако вие – и другите – правите предположения по отношение на нещо толкова неразделно, като изпълнението на задачата. 

Методът за успех на проекта използва мениджъри на дейности, за да гарантира, че всяка задача е изпълнена. По време на сесията за планиране на всеки проект е важно да създадете структура за разбивка на работата – списък с всички дейности по проекта на всичко, за което вашият екип може да се сети в момента. В момента е важно тук, защото рядко се случва дори най-добрите екипи да уловят всяка една задача, която трябва да бъде изпълнена в самото начало на проект. Дейностите няма да са в определен ред, тъй като последователността все още няма да е извършена. Те също така не е задължително да имат собственик или продължителност. Буквално ще бъде просто списък с дейности.

Тези задачи обаче не могат да останат без собственик. На всяка задача трябва да бъде назначен собственик – тоест мениджър на дейност – един човек на дейност. Мениджърът на дейността се съгласява да се увери, че работата е свършена. Това е човекът, който поглежда към мениджъра на проекта и казва: „Това е моята задача. Ще се погрижа това да се случи.” Това не означава, че са се съгласили сами да вършат физическия труд, а само че са съгласни да бъдат единствената точка за контакт по отношение на дейността. Концепцията за единната контактна точка е много важна, тъй като намалява объркването и добавя яснота за това кой е собственик на задачата.

В работата по проекти черното и бялото са вашите приятели, а сивото е вашият враг. Всичко сиво и двусмислено ще се използва срещу вас в съда за управление на проекти. Предположенията създават очаквания, изградени върху нищо повече от какво Вие мисленето е реалност, а не това, което наистина is реалност. Успешното управление на проекти не работи в сивото – черното и бялото са от решаващо значение за вашия успех. Всичко сиво и двусмислено ще се използва срещу вас в съда за управление на проекти.